5 шагов к правильной нумерации и прошнуровке журнала проверок

В этой статье мы рассмотрим пять примеров с картинками, как правильно нумеровать и прошнуровать журнал проверок в соответствии с требованиями безопасности и контроля качества.

Текст статьи:

Журнал проверок — это важный документ, который необходимо вести во всех организациях, занимающихся производством, обработкой или хранением различных товаров и материалов. Он содержит информацию о дате, времени, проведенных мерах контроля и результате проверки. Чтобы документ был надежным и пригодным для использования при проведении аудитов, необходимо правильно пронумеровать и прошнуровать каждую его страницу.

Шаг 1: Нумерация страниц

Первый шаг к правильной нумерации журнала проверок — это нанесение номеров на каждую страницу. Номер страницы следует помещать в правом верхнем углу, начиная с 1 на первой странице. Кроме того, необходимо указать количество страниц в документе. Такая систематизация помогает избежать потери страниц и упрощает поиск информации.

Шаг 2: Установка штампа

Второй шаг — установка штампа. Штамп должен включать наименование организации, дату и время проведения проверки, а также инициалы и фамилию проверяющего. Он должен размещаться на первой странице журнала проверок. Штамп гарантирует подлинность и достоверность данных документа и является важным элементом архивной работы.

Шаг 3: Добавление титульного листа

Для более систематизированного подхода рекомендуется добавление титульного листа. На титульном листе необходимо указать наименование документа, наименование организации, дату создания, инициалы и фамилию составителя. Важно убедиться, что информация на титульном листе совпадает с информацией на штампе.

Шаг 4: Прошнуровка

Следующий шаг — прошнуровка. Она является неотъемлемой частью правильной организации документов в организации. Прошнуровка осуществляется путем продевания прочных нитей через отверстия в листах документа и скрепления их вместе в один блок. Для журнала проверок используйте три отверстия, расположенные в равных отступах.

Шаг 5: Размещение на полке

Последний шаг — размещение готового журнала проверок на полке. Журнал проверок должен быть доступен всем нуждающимся в нем сотрудникам. Он должен храниться в безопасном месте и быть доступен для аудиторов, проверяющих организацию.

В заключение, правильная нумерация и прошнуровка журнала проверок является важным элементом контроля качества документации. Систематизация страниц, установка штампа, добавление титульного листа, прошнуровка и размещение на полке обеспечивают надежность и достоверность данных в журнале проверок. Ежегодное переоценивание устаревших методов контроля и использование новых технологий помогают улучшать систему менеджмента качества в организации.